Dokumenty firmy można podzielić na kilka rodzajów, jednym z nich jest czas przez jaki dokumentacja firmy musi być przechowywane w jednostce gospodarczej prowadzącej działalność. W zależności od danych jakie są zawarte w dokumentach czas ich przechowywania wahać się będzie między 5 - 50 lat.
Dokumenty podatkowe przechowywane są przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
- kopie i oryginały faktur VAT
- księgi podatkowe i dokumenty z nimi powiązane
- kopie wystawionych rachunków - podmioty wystawiające rachunki
Nie dochowanie terminów przechowywania tych dokumentów w praktyce wiążę się z karami grzywny w wysokości kilkudziesięciu złotych.
Dokumenty ZUS stanowią bardzo obszerną kategorię dokumentów, w której można wyróżnić trzy grupy.
- dokumenty zgłoszeniowe ( ZUS ZFA, ZUS ZPA ) ; nie określono odgórnie przez jaki czas należy przechowywać te dokumenty, przyjmuję się zasadę, że dokumenty potwierdzające uprawnienie podmiotu do rozliczania składek za zatrudnione osoby powinny znajdować się w firmie przeze okres prowadzenia przez nią działalności gospodarczej aby w razie kontroli udostępnić je organowi kontrolującemu
- dokumenty rozliczeniowe w postaci deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów powinny być przechowywane przez okres 10 lat od daty przesłania ich do ZUS.
- dokumenty płatnicze potwierdzające fakt opłacenia składek, stanowiącr potwierdzenie poniesienia kosztu oraz uprawnienie do emerytury powinny być przez jednostkę przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego ( 5 lat ) lub czasu uzyskania świadczeń emerytalnych
Dokumenty pracownicze przechowywane są w jednostce najdłużej bo przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego przedsiębiorcy, obejmują:
- dokumenty związane z okresem zatrudnienia, wynagrodzeniem za praca
