Każda operacja gospodarcza, która ma wpływ na sytuację finansową i majątkową potwierdzana jest odpowiednią dokumentacją. Stanowi to dowód zaistnienia danego zdarzenia gospodarczego i umożliwia dokonywanie prawidłowych rozliczeń.
Dokumenty przetrzymywane są w firmie przez pewien okres w zależności od ich kategorii następnie umieszczane są w archiwum. Można wyróżnić akta, które dotyczą bieżących spraw załatwianych przez pracowników oraz akta spraw, które zostały już definitywnie zakończone.
AKTA BIEŻĄCE
1. Akta spraw, które załatwiane są aktualnie lub oczekują na załatwienie przez daną komórkę organizacyjną, przechowywane są w kolejności ich wpływu do jednostki przez pracownika, który odpowiedzialny jest za załatwienie danej sprawy.
2. Akta spraw, które oczekują na wznowienie oraz uzupełnienie przekazywane są najczęściej do odpowiedniej jednostki, sekretariatu, gdzie oczekują na swoje terminy.
AKTA ARCHIWALNE
Dokumenty dotyczące spraw, które zostały już załatwione otrzymują kategorię archiwalną, która zależna jest od czasu przez jaki dany dokument będzie przechowywany:
A - dokumenty, które przechowywane są trwale np. akta związane z założeniem firmy, organami firmy, czasem akta osobowe.
B - akta, których okres przechowywania jest bardzo różnorodny, dlatego też do litery B dodaje się liczbę, która określa okres ich przechowywania np.
- B50 dokumentacja szkolna oraz szkoleniowa, lista wypłat wynagrodzeń, zbiorcze kartoteki wynagrodzeń, akta osobowe, które nie zostały uznane za archiwalne,
- B25 dokumentacja państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, które nie wytwarzają dokumentów archiwalnych,
- B20 indywidualna dokumentacja medyczna w zakładach opieki zdrowotnej,
- B10 zbiór akt normatywnych władz nadrzędnych, akta spraw cywilnych, mowy ubezpieczeń zbiorowych oraz rzeczowych, deklaracje, księgi i rejestry dotyczące podatków i opłat publicznych, dokumentację dotyczącą wyceny i przeceny środków trwałych,
- B5 dokumentacja kontroli wycinkowych i doraźnych oraz wewnętrznych (protokoły kontroli, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia i wystąpienia pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji), książki kontroli, umowy o prace zlecone i o dzieło, dokumentacja dot. ubezpieczeń osobowymi pracowników, dokumentacja z inwentaryzacji,
- B3 - dokumentacja eksploatacji środków transportu, dokumenty usprawiedliwiające nieobecność w pracy (zwolnienia lekarskie),
- B2 - listy i karty urlopowe, wnioski o emerytury i renty, dokumentacja dotycząca eksploatacji i remontów nieruchomości, środków trwałych, środków transportowych i łączności.
BC - dokumenty, które utraciły wartość po ich wykorzystaniu, przechowywane są najczęściej do końca roku i nie są przekazywane do archiwum np. zawiadomienia, zaproszenia.
BE - dokumenty, przy których pojawia się problem do jakiej kategorii je przyporządkować, mają określony czas po jakim należy je zakwalifikować do odpowiedniej kategorii.
W momencie przekazywania akt do archiwum sporządzany jest spis zdawczo-odbiorczy akt, który zawiera informacje określające nazwę akt, ich symbol, liczbę teczek, kategorię i symbole archiwalne. W sytuacji kiedy pojawia się konieczność wglądu do dokumentów, które zostały przekazane do archiwum sporządzana jest kategoria zastępcza.
