Dokumenty księgowe stanowią
potwierdzenie wystąpienia operacji gospodarczych, które wpływają
na sytuację finansową i majątkową przedsiębiorstwa. Dokumenty
takie, firmy mają obowiązek przechowywać przez określony czas.
Bardzo często przepisy bilansowe i podatkowe są w tej kwestii
rozbieżne, dlatego dla przedsiębiorców dobrym rozwiązaniem jest
przyjęcie dłuższego terminu przechowywania dokumentów, tak aby
zostały spełnione regulacje każdej z ustaw.
Dokumenty księgowe należy
przechowywać w taki sposób aby zabezpieczyć je przed:
- niedozwolonymi zmianami,
- nieupoważnionym rozpowszechnianiem,
- uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Najczęściej dla celów podatkowych
czas przechowywania dokumentów księgowych jest dłuższy o 1 rok
niż wskazane jest to w ustawie o rachunkowości.
Bardzo często podmioty gospodarcze
korzystają z usług biura rachunkowego, które również może
zajmować się przechowywaniem dokumentacji. Jeśli księgi
rachunkowe prowadzone są poza siedzibą jednostki lub miejscem
sprawowania zarządu kierownik jednostki jest obarczony obowiązkiem
powiadomienia o tym fakcie odpowiedniego urzędu skarbowego w
terminie 15 dni od dnia wydania dokumentów księgowych biurowi
rachunkowymi. Również do zadań kierownika jednostki w takiej
sytuacji należy w razie potrzeby udostępnienie dokumentów organom
kontrolnym.
Przykładowe terminy przechowywania dokumentów:
- zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe podmiotu gospodarczego przechowywane jest trwale,
- księgi rachunkowe przechowywane są przez okres 5 lat,
- dokumentacja pracownicza, karty wynagrodzeń pracowników przechowywane są przez okres nie krótszy niż 5 lat tak aby zapewnić dostęp do tych dokumentów zgodnie przepisami emerytalnymi, rentowymi oraz podatkowymi,
- dokumenty inwentaryzacyjne przechowywane są przez okres 5 lat.
