Nota księgowa może być wystawiana tylko w przypadku operacji gospodarczych, która nie podlegają przepisom ustawy o podatku od towarów i usług.
Notę księgową wystawia się w celu:
- dokonywania różnorodnych rozliczeń pomiędzy organizacjami oraz członkami,
- obciążenia dłużnika odsetkami, które naliczone zostały w związku z nieuregulowaniem zobowiązań finansowych,
- obciążenia karą wynikającą z umowy za niedotrzymanie warunków umowy,
- wyjaśnienie dla błędnie wystawionych dowodów dla operacji, które nie są związane z podatkiem VAT.
Wzór noty księgowe oraz zasady jej wystawiania nie zostały określone w regulacjach prawnych. Ustawa o rachunkowości nakreśla jednak elementy, które powinny zostać zawarte w nocie księgowej aby mogła stanowić podstawę zapisów, które mogą być ujęte w księgach rachunkowych:
- opis operacji oraz jej wartość,
- określenie rodzaju dowodu oraz jego numeru identyfikacyjnego,
- podpis wystawcy dowodu,
- określenie stron dokonanej transakcji.
Notę księgową należy wystawić w dwóch egzemplarzach, oryginał otrzymuje odbiorca z kolei kopia zostaje zatrzymana przez wystawcę noty.
Z uwagi na różne przeznaczenie noty księgowej wyróżnia się kilka określeń:
- nota obciążeniowa,
- nota uznaniowa,
- nota obciążeniowo-uznaniowa.
Nota księgowa to dokument bardzo potrzebny z punktu prowadzenia księgowości firmy. Stanowi podstawę do zaksięgowania operacji gospodarczej w księgach rachunkowych.
