Każdy podmiot gospodarczy ma obowiązek posiadać odpowiednią dokumentację, która dotyczyć będzie:
- roku obrotowego oraz wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
- metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
- sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych,
- systemu, który służyć będzie ochronie danych księgowych oraz ich zbiorów.
Taka dokumentacja ustalana jest przez kierownika jednostki, który odpowiedzialny jest za prawidłowo prowadzoną księgowość firmy. Jeśli jakaś problematyka nie jest określona w ustawie przedsiębiorcy mają możliwość korzystania z krajowych standardów, które wydane zostały przez Komitet Standardów Rachunkowości lub też z międzynarodowych standardów.
Księgi rachunkowe, które stanowią podstawę systemu księgowości powinny być prowadzone w jednostce firmy. Przedsiębiorcy mają możliwość powierzenia tego zadania podmiotom zewnętrznym, muszą jednak pamiętać o tym aby powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania oraz w razie kontroli zobowiązani są zapewnić dostępność odpowiedniej dokumentacji.
Księgi rachunkowe firmy obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:
- dzienniki,
- księgę główną,
- księgi pomocnicze,
- zestawienie obrotów i sald,
- wykaz składników aktywów i pasywów.
